Políticas de privacidad | V. 1,0

1. Introducción

En Kodelys, la privacidad de nuestros usuarios es una prioridad. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos, divulgamos y protegemos la información personal de: (i) el Cliente Administrador (el propietario/subscriptor de la cuenta empresarial), y (ii) los Usuarios Finales (empleados, clientes, proveedores, etc.) cuyos datos son introducidos en la Plataforma por el Cliente Administrador.

Al registrarse como Cliente Administrador, usted acepta estas prácticas de privacidad en nombre de su empresa(s) y garantiza que tiene la base legal legítima (como el consentimiento o un interés legítimo) para recopilar y tratar los datos personales de sus Usuarios Finales y permitirnos procesarlos en su nombre.

2. Definiciones Clave

• Cliente Administrador: La empresa o persona que contrata el Servicio y controla una cuenta empresarial.
• Usuarios Finales: Los individuos cuyos datos personales son procesados a través de nuestro Servicio por el Cliente Administrador. Esto incluye empleados, clientes, contactos de proveedores, etc.
• Datos de la Cuenta: Información proporcionada por el Cliente Administrador al registrarse (email, nombre de empresa, datos de pago).
• Datos Gestionados por el Cliente: Toda la información personal que el Cliente Administrador y sus usuarios introducen en la Plataforma (nóminas de empleados, datos de clientes, proyectos, etc.).

3. ¿Quién es el Responsable del Tratamiento de los Datos?

Es fundamental entender la distinción de roles según el RGPD y leyes similares:

• El Cliente Administrador es el Responsable del Tratamiento: Su empresa determina el "por qué" y el "para qué" se tratan los datos de sus Usuarios Finales (empleados, clientes) dentro de nuestra Plataforma. Es su responsabilidad legal asegurar tener una base legal para dicho tratamiento y responder a las solicitudes de derechos de dichas personas.
• Nosotros (Kodelys) somos el Encargado del Tratamiento: Actuamos como un mero proveedor de servicios. Procesamos los datos personales en nombre y bajo las instrucciones del Cliente Administrador, tal como se describe en este acuerdo y en nuestros Términos de Servicio. No decidimos qué datos se recogen ni para qué fin último se utilizan.

4. Información que Recopilamos

1. Información proporcionada directamente por el Cliente Administrador:

• Datos de registro (nombre, email de contacto, nombre de empresa(s), datos de facturación).
• Perfil y configuración de la cuenta.

1. Datos Gestionados por el Cliente (Datos de Usuarios Finales):

• Datos de Empleados: Nombres, números de teléfono, correos electrónicos, información de puesto de trabajo, etc.
• Datos de Clientes: Información de contacto, historial de compras, facturas, proyectos, cotizaciones, etc.
• Datos de Proveedores: Información de contacto, etc.
• Cualquier otro dato personal que el Cliente Administrador decida cargar en los módulos de la Plataforma (inventario, proyectos, etc.).

1. Información recopilada automáticamente:

• Datos de Uso: Registros de acceso, direcciones IP, tipo de navegador, páginas visitadas dentro de la Plataforma y actividad general. Esto se recopila principalmente para garantizar la seguridad y el funcionamiento del Servicio.

5. Finalidades del Tratamiento de los Datos

Utilizamos la información para:

• Proveer y Mantener el Servicio: Para alojar, operar y dar soporte a la Plataforma.
• Gestionar la Cuenta: Para autenticar usuarios, gestionar la suscripción y el cobro, y comunicarnos con el Cliente Administrador sobre su cuenta (emails transaccionales).
• Mejorar el Servicio: Para analizar el uso agregado y anónimo del Servicio con el fin de desarrollar nuevas funciones y mejorar las existentes.
• Cumplimiento Legal y Seguridad: Para cumplir con obligaciones legales, prevenir el fraude, proteger la seguridad de la Plataforma y de nuestros usuarios.

6. Base Legal para el Tratamiento

• Para los Datos de la Cuenta del Cliente Administrador, la base legal es la ejecución de nuestro contrato (los Términos de Servicio).
• Para los Datos Gestionados por el Cliente (Usuarios Finales), nosotros (Kodelys) actuamos como Encargado del Tratamiento. La base legal para el tratamiento de estos datos la determina exclusivamente el Cliente Administrador. El Cliente Administrador se obliga a tener una base legal válida (consentimiento, contrato, obligación legal o interés legítimo) para introducir los datos de sus Usuarios Finales en nuestra Plataforma.

7. Compartición y Divulgación de Información

No vendemos ni alquilamos los datos personales. Podemos compartir la información con:

• Proveedores de Servicios: Empresas que nos ayudan a operar el Servicio (por ejemplo, proveedores de hosting, servicios de procesamiento de pagos, y herramientas de soporte y email marketing). Estos tienen obligaciones contractuales estrictas de confidencialidad.
• Cumplimiento de la Ley: Si estamos legalmente obligados a hacerlo.

8. Transferencias Internacionales de Datos

Almacenamos y procesamos datos en servidores ubicados en Estados Unidos.

9. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas robustas (como cifrado, firewalls y acceso restringido) para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, divulgación, alteración o destrucción.

10. Derechos de Protección de Datos

Dado que el Cliente Administrador es el Responsable del Tratamiento de los datos de sus Usuarios Finales, cualquier solicitud de un Usuario Final (ej., un empleado que quiera acceder, rectificar o eliminar sus datos) debe ser dirigida primero al Cliente Administrador.

• Derechos del Cliente Administrador: Usted puede acceder, corregir o actualizar sus datos de cuenta en cualquier momento desde la configuración de su perfil.
• Derechos de los Usuarios Finales: Si un Usuario Final (ej., un empleado) contacta con nosotros directamente para ejercer sus derechos (acceso, rectificación, supresión, oposición, etc.), le dirigiremos a que se ponga en contacto con el Cliente Administrador de su empresa, ya que es esta quien tiene la capacidad y la obligación legal de gestionar dicha solicitud. Nosotros, como Encargados, apoyaremos al Cliente Administrador en el cumplimiento de estas solicitudes cuando sea técnicamente posible.

11. Retención de los Datos

Conservamos los datos personales mientras la cuenta del Cliente Administrador esté activa o según sea necesario para prestar el Servicio. A solicitud de eliminación del Cliente Administrador, eliminaremos o anonimizaremos los datos en un plazo razonable, salvo que estemos obligados a conservarlos por ley.

12. Cambios en esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta política. Notificaremos al Cliente Administrador de cualquier cambio material mediante un aviso en la Plataforma o por correo electrónico. El uso continuado del Servicio después de los cambios implica la aceptación de la nueva política.